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von einem, der auszog und seine Mailbox zurückließ




Frühe Völker verließen ihre Höhlen und ließen ihre Wandgemälde zurück. Kreuzfahrer zogen in Richtung heiliges Land und versperrten ihre Frauen in Keuschheitsgürteln. Heutige Expatriates wechseln das Land und lassen ihre Mailbox zurück. Eine wahre Geschichte.

Der Nikolaustag des Jahres 2006 wird in langer Erinnerung bleiben, denn an diesem Tag bekam ein braver Angestellter seinen Zugang zu seiner Firmen-EMail zurück, der ihm über zwei Jahre verwehrt war. Wie konnte das geschehen, daß wir in den heutigen Zeiten des Informationszeitalters, der Effizienzprogramme und neuen Managementmodelle jemanden von der Lebenslinie der modernen Kommunikation abschneiden? Nun, es war der Wechsel von dem Land F mit der Infrastruktur AG (und einer Software der Firma I) in das Land S mit der Infrastruktur Doo (und einer Software der Firma MS). Eigentlich sollte das in einem großen Konzern nicht passieren, wo doch alle Systeme welkommen sind. Aber irgendwie hatte man sich konzernseitig doch auf die Seite eines Systems geschlagen, die technischen Voraussetzungen dafür waren aber nicht bis in das letzte und kleinste Land dieser großen Firma gedrungen, und die notwendigen Budgets auch nicht. Vielleicht hatte das kleine Land auch so oft den Namen und die Grenzen geändert, daß man es einfach vergessen hatte. Oder man wollte einfach warten, bis sich die Lage in der Region geklärt und stabilisiert hatte, was aber in den letzten 150 Jahren noch nicht passiert war. Oder man dachte an das Bismarck-Wort, daß die Region nicht die müden Knochen eines einzigen Preußischen Musketiers wert sei. Wer soll sich denn schon zwischen Slowenien, Slowakei und Slawonien, zwischen der Republik Serbien und der serbischen Republik, zwischen Transnistrien, Moldanien und Moldawien zurechtfinden? Als ob Europa nicht schon komplex genug wäre.

Wie dem auch sei, die Systeme waren unterschiedlich, das neue Land hatte ein billiges System und man konnte jeden Tag eMails via Internet senden und empfangen, und das mit einer benutzerfreundlichen Software. Dem Expat ging also seine alte Mailbox nicht wirklich ab.

Einzig eine Sache bereitete ihm Kummer: wie bekommt man die Information, daß er nun eine neue EMail-Adresse hat, in die Köpfe (bzw. eintippenden Finger) seiner Korrespondenten? Sicher, jeder neue Kontakt außerhalb seiner Firma würde die Adresse ganz einfach von seiner neuen Visitenkarte abschreiben. Die meisten seiner alten Kontakte würden sie ohnehin nicht benötigen, und die wirklichen Freunde würden den geistigen Schritt "neue Stelle, neue EMail" ganz von alleine machen, zudem es ja die entsprechenden Hinweise gab.

Aber die Kollegen in der Zentrale, die tun sich da schwer. Denn die alte Adresse gab es ja noch. Die Mailbox lag vielleicht verborgen irgendwo auf einem Server fern von ihrem Besitzer, halb vergessen und darob beleidigt. Aber die Adresse, die wehrte sich gegen die Konkurrenz der neuen, die ihr auch noch so ähnlich sah. Sie verteidigte ihre Position im Namensverzeichnis. Sie schlich sich in die Computer und verdrängte die Rivalin. Wer auch immer den Namen des Expats tippte, sah sie. Und oft nur sie. Man müßte sie zurückschieben, die andere hervorheben, extra in seine Verzeichnisse aufnehmen. Trotzdem würde die alte Adresse sich vordrängeln. Entlassene Emailadressen sind wie geschiedene Ehepartner. Sie verschwinden nicht, sie sind beleidigt. Und so gelangten doch zahlreiche Mails an die alte Adresse, die unzugänglich verschlossene. Die neue Mailbox erfuhr nichts davon.

Der Absender schon. Er bekam eine Antwort, eine automatische. "Out of office" heißt das im Technospeak, mit Angabe der neuen Adresse. Aber pro Sender gibt es das nur einmal. Und sei es, daß der Expat vor seiner Abreise dies vergessen hatte, sei es, daß es technisch nicht anders möglich war, jedenfalls sechs Monate nach seiner Übersiedlung schaltete das System auch diese Funktion wieder ab.

Es gab sogar noch eine Zugabe zur technischen Situation: weil das System AG noch andere Funktionen hatte, wurde die Software der Firma I doch auf dem Computer des Expats installiert und eine Verbindung über eine Telefonleitung installiert. Das war zwar langsam und teuer, aber es funktionierte. Für die anderen Funktionen. Der Zugang zur Mailbox war nicht möglich.

Es ist ebenso müßig, die technischen Hintergründe zu erforschen, warum man auf die alte Mailbox nicht aus dem neuen Land zugreifen konnte. Kurz gesagt, es war jedem klar, daß es technisch möglich sei, aber nicht unbedingt, wie es zu geschehen hatte. Sicher, es gab eine Prozedur für diesen Vorgang. Für einen großen Direktor, so berichtete mir dieser selber, war die Lösung immerhin schon nach zwei Monaten implementiert. Aber für einen kleinen Direktor?

Die Anfrage wurde freilich gestellt, und Fachleute aus dem Land S sprachen mit den Fachleuten des Landes F in der Sprache E. Was mindestens so komplex ist wie die Kompatibilität der Sonderzeichensätze der entsprechenden Länder, die von Computern der Sprache E gerne ignoriert werden. Kurz gesagt: man informierte sich gegenseitig, alles Notwendige sei getan. Die Tatsache, daß die Lösung nicht vorhanden war, blieb dabei Nebensache.

Immerhin wurde nach 18 Monaten festgestellt, daß die Mailbox jetzt in die Zentrale verschoben worden war, und das ca. ein Jahr vor dieser Feststellung. Was zur Lösung nicht beitrug, denn nun wußte niemand genau, wohin die Mailbox verschoben worden war. Bei einem zweiten Versuch nach 24 Monaten war der Expat inzwischen aus der Abteilung D in die Abteilung E gewechselt. Das verschob die Zuständigkeiten. Die Lösung blieb weiter unentdeckt.

Man sollte vielleicht doch erwähnen, daß die Antwort auf die unangenehme Frage nach einer anscheinend nicht selbstverständlichen Leistung nicht etwa eine Ablehnung der Anfrage war, zB ein "fin de non recevoir", ein Götz-Zitat oder die im Zielland ortsübliche Aufforderung zu sexuellem Kontakt mit einem nahen Angehörigen. Nein, es kam immer eine Antwort: "Das geht soundso". Lediglich, es ging nicht. Der Fachmann konnte nicht demonstrieren, daß die fachmännisch gegebene Lösung funktionierte. Etwaige technische Einwände des Expats und Nichtfachmanns, der auf gewisse Unterschiede in den Basisannahmen hinwies, wurden disqualifiziert. Es kann nicht sein, was nicht sein darf. War der Expat nicht dafür zuständig, die notwendigen erheblichen Budgets zu besorgen. Er hätte doch eine funktionierende Lösung durch eine andere zu ersetzen, damit die verschwindend kleine Minderheit der Expats die gewohnte Umgebung wiederfinden? Es wurde ernsthaft erwogen. Lediglich die EDV-Abteilung fand das weniger toll, denn dieser kleine Fortschritt wäre nur um den Preis von sieben Jahresgehältern zu haben gewesen. Oder anders gesagt, es wäre billiger gewesen, einen Mitarbeiter einzustellen, der die Nachrichten mit dem Auto in die Zentrale führe um sie dort zu übergeben.

Nach 30 Monaten gab es einen neuen Ansatz. Inzwischen war eine funktionierende Lösung für zwei andere Expats installiert, die das Glück hatten, aus einem anderen Land als F zugewandert zu sein. Die technologische Herausforderung reizte doch zu sehr. War der Expat nicht früher EDV-Leiter und Ausbilder gewesen? Hatte er nicht bereits zu einem Zeitpunkt EMail-Verbindungen installiert, als es das Wort Internet noch nicht gab? Hatte er nicht eine wissenschaftliche Arbeit zu diesem Thema geschrieben, als sein Professor EMail noch für eine Spinnerei hielt und den Siegeszug des Faxes voraussagte? (Die Arbeit wurde mit "ausreichend" bewertet und trübte das "Sehr gut" in Informatik). Hatte er nicht als erster in der Firma ein EMail-Konto eingerichtet, ja sogar das Konto seines Kollegen in der Zentrale aus seinem Budget bezahlt, um mit ihm rasch Daten austauschen zu können? Die EMail war damals nach seinem Abgang sofort abgeschafft worden, um nach drei Jahren erneut eingeführt zu werden, diesmal auf Befehl der inzwischen technologisch nachgefolgten Zentrale. Zu höheren Kosten. Jedenfalls, der Teufel ritt den Expat.

Es war aber auch etwas anderes geschehen. Der Expat hatte sich an die seine neue Landeskultur gewöhnt. Im neuen Zielland wäre es jedem Bürger unnatürlich erschienen, eine Dienstleistung von der verantwortlichen Stelle direkt zu verlangen. Zum Beispiel für einen Internetanschluß einfach zum Verkäufer zu gehen, den Antrag auszufüllen, zu bezahlen und sich wenige Stunden danach zu verbinden. Dieser direkte Weg des brutalen Kapitalismus mangelt an Menschlichkeit. Der natürliche Weg für einen solchen Wunsch wäre es, einen Mitarbeiter damit zu beauftragen, der zufällig in einer anderen Stelle einen Kollegen hat, der wieder eine nette Dame in der anderen Firma kennt, die weiß, wen man dort fragen kann, damit schließlich der zuständige Mitarbeiter unter Hinweis auf die Bekanntheit der Automobilmarke, die der ursprüngliche Bedarfsträger vertritt, den notwendigen Internet-Anschluß vornimmt. Der Gedanke, daß man zum Glanz dieses für die meisten Bürger unerreichbaren Sterns beigetragen hat, motiviert eben mehr als die schnöde Vorstellung, für Mammon einfach zur Lösung eines Problems in seinem Arbeitsbereich beizutragen.

Dieser Weg funktionierte aber auch in der großen Firma. Ein freundlicher Personalchef verwies auf einen nicht näher definierten Herrn. Ein Kollege meinte bei der Suche nach diesem Herrn, daß man eigentlich einen ganz anderen Herren fragen könnte. Dieser verwies auf einen hilfsbereiten weiteren IT-Experten, und der leitete das Problem dann wirklich an die zuständige Abteilung weiter. Nachdem der ursprüngliche Dienstweg weiträumig umgangen und die zuständige Abteilung trotzdem erreicht war, ging alles blitzschnell. Zwei kurze Tests der Fachleute, ein zehnminütiges Telefonat und zwei eMails später war das Problem gelöst.

Die alte Mailbox tat sich auf. Mit den ungelesenen eMails von 30 Monaten.




eMails von 30 Monaten. Es gibt einen Mailalarm, der sagt "Sie haben 937 ungelesene Mails". Die Phantasie wurde von der Wirklichkeit überholt. Wie viele waren es? Vielleicht 4000, die Maschine hat nicht gezählt. Sie zeigte eine Mailboxgröße von 450 MB an. In heutigen Zeiten keine Menge, die einen PC einknicken läßt und die Systemadministratoren haben wohl schon lange den Kampf um die 80 MB-Barriere verloren.

Ein konzernerfahrener Kollege meinte einmal, die Mailbox würde wohl bis zur Pensionierung verschlossen bleiben. Dann würde man sie öffnen, alle Mails ausdrucken und dem glücklichen Rentner in einem vielbändigen Werk gebunden zur Verfügung stellen.

Wie kommt es, daß eine nicht anwesende Person so viele Mails bekommt, wobei es niemandem auffällt, daß der Empfänger sie nicht liest? Man bedenke, es gab eine "out of office"-Meldung in den ersten sechs Monaten nach dem Umzug. Es scheint wohl so zu sein, daß in unserer schönen neuen Informationswelt nur zählt, wer etwas kommuniziert (und sei es eine Maschine). Ob die Kommunikation auch empfangen wird, ist unerheblich.

Und was bekommt ein weggezogener Expatriate für Information in seine zurückgebliebene Mailbox?

Zunächst einmal drei Newsletter, die sich von der Fehlermeldung nicht beeindrucken ließen. So etwas ist schnell gelöscht, und die Mailbox ist um 2000 Mails erleichtert. Ein Vergessensfehler des Mailboxinhabers, die Ich-lese-das-und-will-es-auch-weiterhin-bekommen-Bestätigung wurde noch nicht erfunden. Es lebe die Sortierung nach Sendern. Das automobile Weltgeschehen fand auch ohne Leser statt. Ohne Mailleser, denn es gab die Info auch via Webbrowser.

40 Einladungen zu diversen Cocktailparties, Präsentation und anderen, bei denen der Eingeladene aber nicht abging. Es gab kein einziges Bedauern, daß man nicht gekommen war. Dazu eine Einladung nach Prag. (Eine liebe Kollegin hat den Fehler gemerkt und sie direkt weitergeleitet - wichtige Dinge kommen durch, wenn man die richtigen Leute um sich hat!)

17 Produktanpreisungen (man war ja auch irgendwie Entscheider) und zwei Karrieregelegenheiten.

20 Leute berichteten über ein EDV-Problem, daß sie gerne gelöst gehabt hätten. Eine Aufgabe kam vom Chef.

26 Informationen zum vergünstigten Kauf eines Firmenwagens. Tausende andere Arbeitnehmer würden viel davon geben, solche Konditionen zum Kauf eines Autos einer nicht ganz unbekannten Marke zu bekommen. An mir fuhr diese Gelegenheit vorbei.

1 Virus.

5 Urlaubsanträge.

Drei Angebote für einen Hotelaufenthalt von der Schulungsabteilung.

130 Hinweise der Mailbox, man solle doch die Out-of-Office Mitteilung abstellen. Dann hat die Maschine aufgegeben.

100 Informationen der Kommunikationsabteilung mit Hinweisen auf das Programm des Firmenfernsehens. Man gesteht, man hat keine Sendung angesehen. Vielleicht wurde der Fernsehsender deswegen eingestellt.

Zwei Mails bezüglich eines Controllerworkshops. Dort wird üblicherweise diskutiert, wo die Chefs wollen, daß man Geld spart. In den Mails ging es darum, daß man den Workshop aus Kostengründen abschaffen will.

20 Informationen des Kunstforums des Konzerns. Der Expat wußte gar nicht, daß so etwas existiert. Anscheinend hat der Controller des Kunstforums auch nie eine Einladung zum Controllerworkshop erhalten...

Zwei Mails, geschickt ca. zwei Jahre nachdem der Zugang zur Mailbox verloren ging. Die erste, daß die Mailbox bald gelöscht werde und die 2., daß diese Löschung gestoppt wurde. Eine geheimnisvolle Macht wollte der Mailbox an die Speicherplatte und eine weitere geheimnisvolle Macht hat das gestoppt. Wieso? Daß weiß der Prozeßorganisator.

Ein großer Chef schrieb, daß er eine neue Handynummer habe. Es war der einzige Kontakt in den fast drei Jahren. Vielleicht hätte man anrufen sollen?

410 Nachrichten, daß ein Computersystem ausgeschaltet und wieder eingeschaltet wurde. Dies innerhalb von elf Monaten. Die armen Kollegen, die damit arbeiten müssen. Das Passwort zu diesem System kam mit einer anderen Mail. Nie mußte der Expat mit diesem System arbeiten.

12 Einladungen zu Know how-Events, zB zum Thema "Erfolgreiche Wissenskommunikation". Ob dort über eMail gesprochen wurde, blieb unbekannt.

Einige hundert verschiedene Anfragen. Viele haben sich einfach durch die Zeit erledigt. Bei einigen kam eine Erinnerungsmail. Oft war der Empfänger nur in Kopie. In wenigen Fällen hat jemand zum Telefonhörer gegriffen und nachgefragt.

Sieben Einladungen zum Konzernsport, ua. zu einem Golfkurs. Eine interessante Idee der Mitarbeitermotivation. Speziell wenn man in einem Land lebt, wo Golfplätze so häufig sind wie Hinkelsteinweitwurfbahnen in Westeuropa.

Zahlreiche Informationen vom Vorstandsvorsitzenden. Er erklärt die Lage, die aktuellen Probleme, die ergriffenen Maßnahmen, die baldige Besserung. Er bittet um Mitarbeit. Die alphabethische Sortierung führt dann zur nächsten Information einige Zeit später. Was hat sich geändert? Eigentlich nur der Name des Vorstandsvorsitzenden.

Und zu guter letzt einige Informationen eines Programms, daß sich EXACT nennt: EXpatriation As Chance for Talents. Man scheint irgendwie dazuzugehören zu diesen Talenten. Man läßt sich expatriieren, die Mailbox bleibt verschlossen, die Abwesenheit wird nicht bemerkt. Man wird vergessen, keiner ist beunruhigt, weil auf die Mails keine Antworten kommen. Man kann jahrelang in einer hoffentlich angenehmen Stellung fern der Zentrale verbleiben.

Diese Chance geht verloren, wenn man der Versuchung nicht widerstehen kann, seine Mails doch zu lesen. Der geneigte Leser dieses Berichtes sei hiermit gewarnt.




S.

Der technisch interessierte Leser möchte vielleicht wissen, wie diese neue Mailbox jetzt benutzt werden wird. Nun, sie wird helfen, zukünftige Irrläufer doch aufzufangen, die Mails in die eigentliche Mailwelt zu überführen, sie zeitgerecht zu bearbeiten.

Als Hauptmailbox wird sie jedoch nicht benutzt werden. Das liegt daran, daß es sich um einen Zugriff auf eine Servermailbox handelt und nicht um einen Maildownload auf einen PC. Laienhaft gesprochen ist das ungefähr so, wie wenn Ihre Post beim Nachbarn ankäme, dem Sie dann immer durch das offene Fenster zurufen würden, er solle den nächsten Brief hochhalten, damit sie ihn mit dem Fernglas lesen können.

Bis es sich entweder herumspricht, daß es nicht überall schnelle Datenleitungen gibt, so wie es nicht überall Autobahnen, ICEs oder Überschallflugzeuge gibt, solange wird eine eMail-Mailbox ohne lokalen Download bei langsamen Datenleitungen nur für Theoretiker eine tolle Sache sein.

Das zum Zählen der Mails so viel Zeit blieb, ist auch der Tatsache zu verdanken, daß selbst das Löschen von ungelesenen Mails in so einer EDV-Struktur sehr lange dauert.

 Ach ja. Die wenigen wichtigen Mails wurden bearbeitet, bevor dieser Artikel entstand.

 2. PS.

Reaktion auf diesen Artikel: die Systemverantwortlichen haben angefragt, ob Sie diesen Artikel ausdrucken und am schwarzen Brett aufhängen dürfen. Natürlich ja.

 3. PS.

Auch die interne Firmenzeitschrift hat sich diesem Thema angenommen und im Dezember einen Artikel veröffentlicht:  "Ein Großteil der IT-Kosten wird durch externe Lieferanten verursacht. Neue Verhandlungen haben signifikante Kostenreduktionen erbracht. Beispiele von konkreten Maßnahmen, die die IT Infrastrukturkosten senken, sind die Begrenzung der Größe von Mailboxen .. Ein weiteres Beispiel ist die Einführung eines vereinfachten Prozeßes zum Transfer von eMail-Konten von einer Organisationseinheit zu einer anderen. " Es bleibt also das Gefühl, etwas für das Nettoergebnis der Firma getan zu haben.

 1. Fortsetzung

Nachdem nun so viele Dinge wieder ins rechte Lot gebracht wurden, sollte auch das interne Personen- und Kontaktverzeichnis entsprechend bereinigt werden. Dank der zahlreichen neuen Kontakte gelang dies auch, es war ein normaler Prozeß. Und sogar der Expat wurde völlig vorschriftsmäßig "hinterlegt".

Und dann nahm die infernale Maschine seinen Lauf. Sie bemerkte, daß der Expat sich außerhalb der Struktur AG befand und kündigte an, daß die Mailbox nun gelöscht werde. (Es konnte mit Hilfe der neuen Freunde und dank der Vermeidung aller Dienstwege verhindert werden).